Nedenstående er krav til, hvad en instruks i KVAS skal indeholde. Har du spørgsmål til indholdet i instruksen, er du velkommen til at kontakte KVASsupport@naestved.dk
 

1.0 Opret en ny instruks

Før der udarbejdes en instruks, skal det besluttes: 

1. Hvilken overskrift instruksen skal have (se inspiration til overskrifter i KVAS)
2. Dokumenttypen er altid en instruks
3. Faglig målgruppe, udarbejdet af, faglig ansvarlig, revisionsansvarlig, vælg søgeord

Versionsstyring og godkendelsesdato sker automatisk.

Eksempel 

2.0 Krav til instruksindholdet

1. Sigende underoverskrift(se inspiration til overskrifter i KVAS)
2. Kort præcis tekst i et let forståeligt sprog. Link gerne til yderligere informationer fx actioncard, vejledninger
3. Betegnelsen borger anvendes i teksten
4. Betegnelsen medarbejder eller fagprofession anvendes i teksten
5. Afsnits-overskrifter inddeles i:
   • nummerering fx 1.0, osv.
   • skrifttype: Standard
   • skriftstørrelse: Stor med fed
6. Under-overskrifter inddeles i:
   • nummerering fx 1.1 osv.
   • skrifttype: Standard
   • Skriftstørrelse: Standard med fed
7. Punktopsætning: der er ikke punktum i slutningen af sætningen
8. Links til dokumenter i KVAS: Dokumenterne er i PDF- udgave og gemmes i KVAS- filer
9. Søgeord: Vær præcis, når der vælges søgeord i instruksen, idet søgeportalen søger efter ord i overskriften og de valgte søgeord. Hvis man vælger udvidet søgning, søges der også inde i instruksen  
    

3.0 Faglig ansvarlig

For at sikre det faglige indhold i dokumentet, skal der udpeges en:

• Faglig ansvarlig, der har viden om indholdet i dokumentet
• Den faglige ansvarlige på instruksen og kan indgå i og udpege en arbejdsgruppe. Arbejdsgruppen anvender: Skabelon til: Opret KVAS-instruks
• Den faglige ansvarlige skriver selv instruksen i KVAS, eller får hjælp fra en KVAS- administrator

Den faglige ansvarlige, eventuelt i samarbejde med en arbejdsgruppe, udarbejder dokumentets indhold og sikrer, at dokumentet:

• Er handlingsanvisende
• Udarbejdes i overensstemmelse med Næstved Kommunes regler for brug af foto og film såfremt der anvendes billeder, illustrationer, video- og lydoptagelser
• Indeholder en detaljeret beskrivelse af målgruppen for dokumentet
• Udarbejdes på baggrund af nyeste viden, gældende lovgivning og fagligt anerkendt praksis og med referencer til disse
• Ikke indeholder personfølsomme oplysninger - dette gælder også bilag
• Ikke indeholder login og password oplysninger

4.0 Frigivelse af nye/reviderede instrukser

Inden frigivelse af nye/reviderede instrukser, skal instrukserne igennem følgende arbejdsgang: 

1. Høring i relevant faggruppe og i Nexusgruppen, der kvalificerer indholdet og dokumentationspraksis
2. Godkendes af ledelsen
3. Udgives af KVAS- administrationen

Ad 1. Høring 

1. Den fagligt ansvarlige vælger relevante høringsparter fx dokumentets målgruppe, der kvalificerer beskrivelsen således at indholdet i dokumentet valideres bredest,  og dokumentationspraksis ensartes på tværs af virksomhedsområder
2. Høringsparter har et særligt fokus på indhold i forhold til faglig evidens, arbejdsgange og øvrige instrukser
3. Høringsfrist: 15 arbejdsdage, svar forventes fra alle - intet svar sidestilles med samtykke

Opfølgning på høringssvar. 

1. Høringssvar tilgår den fagligt ansvarlige. Fagligt ansvarlige og eventuelle arbejdsgruppe vurderer indkomne svar efter høringsfristens udløb
2. Fagligt ansvarlig indarbejder ændringerne indenfor 5 arbejdsdage.
3. Såfremt høringen giver anledning til mange og/eller væsentlige ændringer i dokumentets indhold, gennemføres en ny høring.

Ad 2. Godkendelse

Ledelsen i CSA er ansvarlig for at dokumentets faglige indhold bliver godkendt. Ledelsen kan delegere godkendelsesmandatet til fx en faglig ekspert/ fagligtansvarlig på vegne af ledelsen. Hvis godkendelsen er delegeret, fremgå det af instruksens dokument-oplysninger i feltet: Godkendt af….

Ledelsen skal altid godkende instrukser, hvis der er:

• økonomi involveret
• andre centrale ændringer i instruksen fx øget ressourceforbrug i forbindelse med en implementering
• alle nye instrukser

Ad 3. Udgivelse

Efter godkendelse skal dokumentet udgives og derved gøres tilgængeligt for medarbejderne. KVAS -administrationen udgiver dokumenter på foranledning af ledelsens og/eller faglig eksperts tilbagemelding om, at dokumentet er godkendt.

I indstilling til godkendelse skal fremgå: 

• Hvem, der har deltaget i udarbejdelsen.
• Hvem, der har haft dokumentet i høring.
• I hvilken grad høringssvar er indarbejdet i den færdige udgave.

I forbindelse med udgivelse af instrukser sender KVAS-administrationen en oversigt med en beskrivelse af ændringer i instruksen til relevante medarbejdere fx distriktsledere, teamleder, kvalitetsledere, kvalitetskonsulenter og andre, som ønsker at modtage oversigten.

4.0 Gyldighedsperiode for dokumenter

Gyldighedsperioden for instrukser er som udgangspunkt 24 mdr.

Når en instruks gyldighedsperiode nærmer sig udløb, får den fagligt ansvarlige og KVAS-administrationen besked. 

Senest godkendte version af dokumentet er altid gældende, selvom gyldighedsperioden er overskredet